こんにちは、萩原と申します。
今回は、国税関係帳簿の電子データでの保存要件を確認していきたいと思います。
国税関係書類（請求書や領収書など）の電子データでの保存要件は後日解説したいと思います。
電子帳簿保存法における「帳簿の電子保存」とは？
電子帳簿保存法では、会計帳簿を紙ではなくデータで保存することが認められています。
小規模な事業者では、会計ソフトなどを使って作成した帳簿データを、そのまま電子データとして保存する方法が一般的です。
ただし、電子データで保存するためには一定の要件を満たす必要があります。
一般的な電子帳簿で必要になること
通常の電子帳簿として保存する場合、主に次の3点が求められます。
①事務処理規程などの書類を用意すること
市販の会計ソフトを使って帳簿を作成・保存している場合であっても、その運用方針をまとめた社内規定（いわゆる事務処理規程）を用意しておく必要があります。
事務処理規程については、国税庁のホームページにサンプルが掲載されているため、それを参考に作成するケースが一般的です。
②速やかにディスプレイ画面や書面に出力できる環境を整えること
帳簿データを、整然とした形式かつ明瞭な状態で、速やかにパソコンのディスプレイ画面に表示し、または紙に印刷できる状態にしておく必要があります。
③ダウンロードの求めに応じること
税務署から帳簿データの提出を求められた場合に、データとして提出（ダウンロード対応）できる体制を整えておく必要があります。
「優良な電子帳簿」とは？
通常の電子帳簿の保存要件に加えて、以下の要件を満たすものを「優良な電子帳簿」といいます。
- 訂正‧削除履歴の確保
- 帳簿データについて、記載内容の訂正、削除または追加を行った場合には、その事実および内容を確認できることが求められます。
- 帳簿間の相互関連性の確保
- 具体的には、仕訳帳や総勘定元帳などの各帳簿について、一連番号を付すなどの方法により、記録事項の相互関連性を確保することが求められます。
- 検索機能の確保
- 具体的には、取引年月日、取引金額および取引先を検索条件として設定できることに加え、日付や金額について範囲を指定した検索や、複数の項目を組み合わせた検索ができることが求められます。
これらの要件を満たすと、一定の場合に 過少申告加算税が軽減されるというメリットがあります。
最後に
最近の会計ソフトは、高い機能を備えているものが多いですが、事務処理規程の作成や、社内での運用ルール整備は事業者側で対応する必要があります。
会計ソフトなどを使って作成した帳簿データを、そのまま電子データとして保存する場合には、保存要件を満たしているか一度確認することが重要です。
今後の記事では、以下を順番に深掘りしていきます。
- スキャナ保存の要件と実務
- 電子取引の運用フロー
- 事務処理規程の作り方
（出所：令和7年6月 国税庁「電子帳簿保存法一問一答 【制度の概要等】」 問7）
※本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別の事案に対する税務判断を示すものではありません。実際の税務判断については、最新の法令・通達をご確認のうえ、専門家にご相談ください。